介護情報基盤とは？仕組み・いつから・事業所の準備と助成金まで徹底解説

介護情報基盤は、介護保険証等の情報や要介護認定情報などを、利用者本人・市町村・介護事業所・医療機関が電子的に閲覧できるようにする国の仕組みです。「そもそも介護情報基盤ってなに？」「自分の市町村でいつから使えるのか」「事業所側で必要な端末設定（証明書・カードリーダー）をどう進めるか」「本人同意と権限管理をどう残すか」です。

この記事でわかること

「2026年4月から何が始まる？」
「介護情報基盤ポータルは何ができる？」
「助成金はどこまで対象になる？」

本記事では、介護業界の専門家 片山海斗氏が監修しております。

介護情報基盤とは？「新しい巨大なデータ管理の仕組み」

耳なれない言葉ですが、介護情報基盤とは「介護に関わる情報を、本人同意のもとで関係者が共有できるようにする基盤」と捉えると理解が早くなります。

介護情報基盤を導入する３つのメリット

介護情報基盤の導入で期待できるのは、単に「紙が減る」だけではありません。介護事業所の業務を止めがちな“情報確認・やりとり・手続き”が、同じ線でつながり、現場の時間を本来の支援に戻しやすくなる点が大きいです。

まず押さえたいのは、導入で期待される3つのメリットです。

メリット	現場で起きる変化（要点）
事務作業の効率化	紙での手間や負担がかかる作業が減り、より素早く、容易に仕事を進めやすくなります。
情報をひとつに集約	介護保険資格・認定情報、主治医意見書、ケアプラン等をひとつの場に集め、サービス間で共有しやすくなります。
手続きをリアルタイムで	申請・提出・受領・確認といった作業が、郵送や電話を介さずオンラインで完結しやすくなります。

この表は、介護情報基盤の導入で期待できる「事務効率・情報集約・手続きのオンライン完結」を、事業所の実務で起きる変化としてまとめたものです。

制度から介護情報基盤とは何かを読み解く

まずは“何が起きるのか”を、制度の目的から確認します。

厚生労働省の資料では、分散している介護情報等を収集・整理し、本人確認と本人同意のもとで必要な情報を利用・提供するイメージが示されています（社会保障審議会資料（介護情報基盤のイメージ））。

何のために整備されるのか

介護の現場では、要介護認定の結果、介護保険証の情報、主治医意見書、ケアプラン、請求に関わる情報などが、紙や個別の仕組みに散らばりがちです。介護情報基盤は、こうした情報を電子で扱えるようにし、情報共有の手間や時間のロスを減らすことが狙いとされています（社会保障審議会資料（介護情報基盤整備の目的））。

どんな情報が集約されるのか

厚生労働省の通知・資料では、例として要介護認定情報、介護保険証等情報、主治医意見書、住宅改修費利用等情報、ケアプラン情報、科学的介護情報システム（LIFE）情報の一部などが挙げられています（介護保険最新情報Vol.1428、社会保障審議会資料（介護情報の例））。一方で、共有する情報の具体的な範囲や共有先は検討中とされている部分もあるため、「資料で例示されている範囲」と「今後決まる範囲」を分けて理解しておくと安心です（社会保障審議会資料（共有範囲は検討中））。

情報の種類（例）	主な中身	誰が登録することが想定されるか	事業所が関わる場面
介護保険証等情報	被保険者情報、資格の情報など	市町村（保険者）	利用開始時の確認、変更時の追随
要介護認定情報	認定結果、認定の経過など	市町村（保険者）	アセスメントや支援方針の前提確認
主治医意見書	認定に関わる意見書	医療機関→市町村	医療との連携、説明の材料
住宅改修費利用等情報	住宅改修・福祉用具購入に関わる情報	市町村（保険者）	在宅支援の計画、関係者への共有
ケアプラン情報	居宅サービス計画・施設サービス計画など	介護支援専門員・事業所等	計画と実績の突合、連携の効率化
LIFE情報の一部	ADL等のフィードバックなど	事業所等	加算算定に関わる確認、改善活動

この表は、厚生労働省の資料で例示されている情報を、事業所の実務でイメージしやすい形に言い換えたものです。

介護情報基盤ポータルとは？何ができる

「どこを見れば最新情報にたどり着けるか」が分かると、準備は一気に進めやすくなります。
介護情報基盤ポータルは、事業所・自治体が迷いにくい“入口”として位置づけられています。

厚生労働省の事務連絡では、国民健康保険中央会が設置するポータルで情報提供を行い、助成金の申請もポータル経由で受け付ける旨が示されています（介護保険最新情報Vol.1428）。

ポータルでできること（ユーザ登録・自治体対応状況・助成金申請）

介護保険最新情報Vol.1428では、ポータルの機能として、事業所・医療機関のユーザ登録（マイページ）、各市町村の対応状況の公開、助成金申請機能、電話や自動応答の案内などが挙げられています（介護保険最新情報Vol.1428）。

「自分の地域がいつ動くのか」「申請はどこでやるのか」を探す時間を減らすために、まずは“見る場所”を固定するのが効果的です。

情報の確認先を一本化する意味

介護情報基盤は、自治体の準備状況によって開始時期がずれます。現場では、通知・説明会資料・自治体のお知らせが混ざって、判断が遅れることが起きがちです。ポータルで自治体の対応状況が順次更新される予定とされているため（介護保険最新情報Vol.1428）、自治体の案内とあわせて、確認の基準点として使うのが現実的です。

介護保険資格確認等WEBサービスとは？介護情報基盤との関係

「介護情報基盤＝新しい巨大な仕組み」という理解だけだと、事業所が何を触るのかが見えません。事業所が情報の閲覧等を行う主な入口が、介護保険資格確認等WEBサービス（介護ウェブサービス）です。

介護保険最新情報Vol.1405では、介護事業所が介護情報等の電子的閲覧等を行う際に、インターネットに接続している端末で介護保険資格確認等WEBサービス（介護ウェブサービス）を利用することが示されています。
https://www.mhlw.go.jp/content/001520907.pdf

事業所が情報を閲覧する主な入口

同じくVol.1405では、事業所等の認証や端末ごとのセキュリティ確保に必要なクライアント証明書の導入、初期設定などの環境設定、カードリーダーの導入等が必要とされています（介護保険最新情報Vol.1405）。

ここで詰まりやすいのは「1台設定して終わり」ではなく、「実際に閲覧する端末ごとに準備が要る」点です。閲覧の運用を考えずに機器だけ買うと、結局“使えない端末が増える”結果になりやすいので注意が必要です。

主治医意見書の送信も視野に入る

Vol.1405では、主治医意見書を作成する医療機関が、介護保険資格確認等WEBサービス（介護ウェブサービス）で主治医意見書の作成・送信を行うことも可能である旨が示されています（介護保険最新情報Vol.1405）。介護事業所が直接この機能を使う場面は限られても、今後の情報連携が“紙を前提にしない”方向に進むことは押さえておきたいところです。

いつから始まる？介護情報基盤の導入スケジュール

「いつから」は、経営者・管理者が必ず聞かれる質問です。ポイントは、全国一斉ではなく、市町村の準備状況に応じて順次始まるところにあります。

まずは、厚生労働省が全国に周知したスケジュールを、そのまま確認しておくのが安全です。

令和８年４月１日以降、介護情報基盤との連携を含めた標準化対応（※）が完了した市町村から、順次、介護保険システムから介護情報基盤へのデータ移行、介護情報基盤経由での情報共有を開始する
令和10年４月１日までに、全市町村において、介護保険システムから介護情報基盤へのデータ移行も含めて完了し、介護情報基盤の活用を開始することを目指す

介護保険最新情報Vol.1405

この記載が意味するのは、2026年4月1日以降、準備が整った市町村から段階的に「データ移行」と「基盤経由の情報共有」が始まり、2028年4月1日までに全国で活用開始を目指す、ということです。
自治体差は前提なので、事業所側は「いつ始まっても困らない最低限の準備」を先に終えておくのが合理的です。

自治体差が出る場所

スケジュールの根幹にあるのは、市町村側の標準化対応やデータ移行の準備です（介護保険最新情報Vol.1405）。事業所がコントロールできない部分がある以上、「自治体の開始を待ってから着手」だと、端末設定や職員周知が間に合わない可能性があります。ポータルでの対応状況の公開も活用しながら（介護保険最新情報Vol.1428）、自社の計画を前倒しで組んでおくのが現実的です。

介護事業所の準備は何をする？端末・カードリーダー・証明書

準備の全体像が見えていないと、機器購入だけ先行してしまいがちです。ここでは「事業所がやること」を、運用まで含めて噛み砕きます。

厚生労働省の通知では、端末ごとのクライアント証明書の導入、初期設定等の環境設定、カードリーダーの導入が必要とされています（介護保険最新情報Vol.1405）。まずは“誰が、どの場面で、どの端末を使うか”を決めてから、物品と設定に落とし込みます。

まず決めるのは「誰が」「どの端末で」見るか

閲覧の担当を曖昧にしたままだと、ID共有や、権限のない職員の閲覧につながりかねません。おすすめは、業務の線に沿って分けることです。

• 受け入れ時の確認（相談員・介護支援専門員（ケアマネジャー）・事務）
• サービス提供中の連携（サービス提供責任者・看護職・生活相談員など）
• 請求や返戻対応（請求担当・管理者）

たとえば、請求業務の全体像と注意点は別記事でも整理していますが（介護保険請求の流れと返戻への対処）、基盤の情報閲覧が今後進むほど「請求前提の情報の整合」が重要になっていきます。担当と端末を先に結びつけると、設定作業の抜けが減ります。

端末設定で止まりやすい点

現場で特に詰まりやすいのは次の2つです（介護保険最新情報Vol.1405）。

• クライアント証明書の扱い（端末ごとに導入が必要、紛失・更新の管理が必要）
• 初期設定やネットワーク設定（現場の端末環境が多様で、設定が統一されていない）

もし、端末設定や運用ルール、研修記録まで一緒に整えたい場合は、運営指導対策とあわせて仕組み化を支援するプロケアDXのような外部支援を使うと、現場の手が止まりにくくなります。

助成金を使う前に揃えたい社内ルール

機器導入の前に、最低限のルールを紙1枚でも決めておくと、あとで揉めません。

• 閲覧権限の範囲（職種・役職・代行ルール）
• 端末の管理（持ち出し可否、更新、故障時の対応）
• ログイン情報の取扱い（共有禁止、退職時の停止）
• 本人同意の取り方（説明文、同意の保管場所）

この4つは、のちほど「行政に指摘されにくい証拠の残し方」に直結します。

助成金は使える？対象経費・申請期間・限度額

助成金は、準備を進める背中を押してくれます。ただし、申請期間と限度額があるため、「買ったけれど申請が間に合わない」を避けたいところです。

厚生労働省は、介護情報基盤の導入に係る費用について助成金を交付すること、
申請受付期間が2025年10月17日から2026年3月13日（予定）であることを示しています（介護保険最新情報Vol.1428）。

対象になる経費

介護事業所等向けの助成対象経費として「カードリーダーの購入経費」と「介護情報基盤との接続サポート等経費」が示されています（介護保険最新情報Vol.1428）。

区分	助成の対象になり得る経費（介護事業所等）	限度（例）
訪問・通所・短期滞在系	カードリーダー購入、接続サポート等	カードリーダーは3台まで、合算で6.4万円まで
居住・入所系	カードリーダー購入、接続サポート等	カードリーダーは2台まで、合算で5.5万円まで
その他	カードリーダー購入、接続サポート等	カードリーダーは1台まで、合算で4.2万円まで

この表は、厚生労働省の介護保険最新情報で示された「介護サービス種別ごとの助成限度台数・限度額」を、事業所が見通しを立てやすい形でまとめたものです（介護保険最新情報Vol.1428）。

※消費税相当分も助成対象に含まれる旨が示されています（介護保険最新情報Vol.1428）。

申請期間と注意点

申請受付期間は2025年10月17日〜2026年3月13日（予定）とされています（介護保険最新情報Vol.1428）。自治体の開始時期とは別に申請が進む場合もあるため、「まだ始まらないから後で」と先延ばしにすると、間に合わないリスクがあります。

また、同一事業所で複数のサービスを提供する場合に、サービス種別に応じた助成限度額の合計を限度額にできる旨も示されています（介護保険最新情報Vol.1428）。自社の提供サービスを棚卸ししてから、必要台数を決めるのが無駄のない進め方です。

ケアプランデータ連携システムとの統合で何が変わる

介護情報基盤は、単独で完結する話ではありません。厚生労働省は、現在利用されているケアプランデータ連携システムを、介護情報基盤と介護保険資格確認等WEBサービス（介護ウェブサービス）に「ケアプランデータ連携機能」として統合する方針で検討を進めることを示しています（介護保険最新情報Vol.1405）。

ケアプランデータ連携の全体像は別記事で詳しく扱っています（ケアプランデータ連携システムとは）。ここでは「介護情報基盤と統合すると何が起きるか」に絞って見ます。

「PDF共有で十分？」への答え

居宅サービス計画やサービス利用票は「PDF（閲覧用の文書形式）で送れば足りるのでは？」と感じる場面があります。答えは、ペーパーレス化にはなっても、受け取った内容をそれぞれの事業所で手入力する必要が残りやすく、負担軽減は限定的だということです。

厚生労働省の「ケアプランデータ連携標準仕様 Q&A（2023年10月）」でも、PDF共有は電子的なやり取りを可能にする一方、手入力が必要になり得るため、負担軽減は限定的である旨が示されています（厚生労働省「ケアプランデータ連携標準仕様 Q&A（2023年10月）」）。

データの形で取り込める状態を作ると、計画と実績の突合や請求誤りの減少にもつながります。ここは、介護ソフトの対応状況とセットで検討するのが現実的です。

共有方法はどう考えるべきか

「メール添付や無料のファイル共有で済ませてもよい？」という相談も増えています。答えは、要配慮個人情報が含まれる可能性を前提に、セキュリティ対策が十分でない媒体でのやり取りは適切ではない、という整理です。

同Q&Aでは、ガイドライン等に沿ったセキュリティを確保した基盤上でのやり取りを想定している旨が示されています（厚生労働省「ケアプランデータ連携標準仕様 Q&A（2023年10月）」）。

介護情報基盤の準備も、結局は「安全に扱える前提」を先に固めるところから始まります。運用ルールがないままデータ連携だけ始めると、監査・運営指導の場で説明に窮しがちです。

介護ソフトの対応確認はどこを見るか

「うちの介護ソフトは対応しているのか」「追加費用がかかるのか」は、事業所側では判断がつきにくいところです。対応状況はベンダーごとに異なるため、まずは利用中の介護ソフトベンダーに確認する必要があります。

厚生労働省の同Q&Aでも、標準仕様への対応状況は介護ソフトベンダーにより異なるため、利用中のベンダーに確認するよう示されています（厚生労働省「ケアプランデータ連携標準仕様 Q&A（2023年10月）」）。

ベンダー確認のときは「導入支援の範囲（端末設定、研修、権限管理）」まで質問すると、導入後の行き詰まりを減らせます。

個人情報・本人同意・セキュリティはどう扱う

制度が進むほど、経営者は「便利さ」と「情報管理の説明責任」を同時に背負います。ここでは、運営指導で止まりやすい論点に寄せて、実務の落とし穴を先に潰します。

厚生労働省資料では、本人確認・本人同意の下で必要な情報を利用・提供することが前提として示されています（社会保障審議会資料（本人確認・本人同意））。

行政から指摘されやすい例

ここを外すと、運営指導の場で説明が止まりやすくなります。

• IDやパスワードを職員間で共有している（誰が閲覧したか説明できない）
• 退職者・異動者の権限が残ったまま（権限管理が機能していない）
• 本人同意の取得が口頭だけで、記録が残っていない（同意の確認ができない）
• 端末の持ち出しルールが曖昧（紛失・盗難時の対応が決まっていない）
• 紙と電子の情報が食い違っている（いつ、どれが正か説明できない）

落とし穴の代表は「ID共有」です。原因は、閲覧担当や代行ルールが決まらず、“とりあえず見られる人のIDで入る”運用が残りやすいこと。防ぎ方は、閲覧担当を職種で決め、代行が必要なときの手順（誰が許可し、どこに記録するか）まで書面にして、退職・異動時の権限停止とセットで回すことです。

現場の一コマ：運営指導で「この利用者の認定情報は誰が確認しましたか」と聞かれ、担当者は答えられるのに、ID共有が常態化していて“システム上の記録で裏づけられない”。その場で話が止まり、別の指摘も連鎖していきました。

運営指導の全体像や、指摘が連鎖しやすい構造は別記事でも解説しています（運営指導の概要とリスク対策）。情報管理は、ここに直結します。

行政に指摘されにくい証拠の残し方

“何を残せば説明が通るか”の観点で、最低限そろえておきたいものです。

• 本人同意：同意書（または同意取得の記録）＋説明した内容の控え
• 権限管理：役職・職種ごとの権限表、付与・変更・停止の記録
• 端末管理：端末台帳、持ち出し可否、紛失時の手順、更新履歴
• 研修：情報管理と守秘の研修記録（参加者、実施日、内容）

もし、同意書や規程の整備、研修の設計まで含めて整えたい場合は、現場の運用と運営指導対策を一体で扱えるプロケアDXの支援が相性のよい場面があります。

経営判断のヒント：負担を減らす投資順

「何から買うか」ではなく、「どの負担を先に減らすか」で投資を決めると失敗しにくくなります。特に複数事業を運営している場合、拠点ごとにやり方が分かれると、設定コストも教育コストも膨らみます。

投資の優先順位の考え方

おすすめはこの順番です。

• まず、閲覧・同意・権限の運用を決める（ルールがないと機器が活きない）
• 次に、業務の山（受け入れ、計画、実績、請求）に直結する端末から整備する
• 最後に、拠点展開や多職種連携など“広げる投資”を検討する

介護業務のデジタル化や補助金の考え方は、別記事でも全体像を扱っています（介護業務のデジタル化と補助金情報）。介護情報基盤の準備も、同じ考え方で「業務が軽くなる場所」から手当てするのが得策です。

迷ったら「業務と運営指導」を同じ地図で整える

介護情報基盤は、便利さと同時に“説明責任の道具”にもなります。だからこそ、業務設計と運営指導対策を別々に進めるより、同じ地図で整えたほうが迷いません。

外部の支援やベンダーの導入支援も活用しながら、規程・研修・端末設定を同時に整えると、導入期の負担が増えにくくなります。

厚労省のQ＆Aを解説

まとめ

• 介護情報基盤は、本人同意のもとで介護に関わる情報を関係者が電子的に共有・活用するための仕組み
• 2026年4月1日以降、準備が整った市町村から順次始まり、2028年4月1日までに全国で活用開始を目指す
• 事業所の準備は「端末・証明書・カードリーダー」だけでなく「権限管理・同意・研修記録」まで一緒に整えると運営指導で止まりにくい
• 助成金は申請期間（2025年10月17日〜2026年3月13日予定）と限度があるため、必要台数と導入順を先に決める
• ケアプランデータ連携は今後統合が見込まれ、セキュリティとデータの形での連携がより重要になる

介護情報基盤は、制度としては国が進めるものですが、事業所側は「現場が回る運用」と「説明が通る証拠」を同時に求められます。端末設定や助成金申請だけでなく、同意書・規程・研修まで含めて、いまのうちに無理のない形に整えておくと、開始時期が自治体ごとにずれても慌てにくくなります。

もし「何から手を付ければよいか」「運営指導で突っ込まれない形で整えたい」と感じたら、プロケアDXで現状の棚卸しから一緒に進めることもできます。必要なところだけ外部の力を使いながら、現場の負担を増やさずに準備を進めていきましょう。