【徹底解説】介護DXとは？｜記録・請求・研修を最新ツールでデジタル化する実務

介護DXは、ツールや機材を入れただけでは進みません。「介護 DX」と検索して情報を集めても、導入後の運用で困っている事業所が多く、事業所にあったDX化が求められます。また、運営指導（実地指導）で求められるのは「紙かデータか」ではなく、計画・同意・実施・評価がつながり、根拠を示せる記録と運用です。この記事では、実際に介護事業所が困っている内容を実例からDXとはなにかを深掘ります。

こんな人におすすめ

「介護DXは何から始めればいい？」
「介護記録の電子化は運営指導で通る？」
「2026年4月から始まる介護情報基盤は何を準備する？」
「補助金・支援策はどこで探す？」

本記事は介護業界の専門家（片山海斗氏）が記事監修しています。

そもそもDXとは？｜サービスの質と経営の安定につなげる取り組み

そもそもDXとは、単に紙をなくしたり、ツールを入れたりするものではありません。
仕事のやり方や意思決定の流れまで見直し、結果としてサービスの質と経営の安定につなげる取り組みを指します。
忙しい現場でも、最初から完璧を目指す必要はありません。
まず「何を変えると、どの負担が減り、どの説明が通りやすくなるか」を押さえるのがDX化への近道です。

介護業界のDXとは｜労働生産性の向上を狙う施策である

介護DXは、紙を減らすだけでなく、業務の流れと責任の置き方まで整え、結果として労働生産性の向上を狙う施策です。

ただし、介護分野でのデジタル化は「生産性向上」だけが目的ではありません。厚生労働省の手引きでは、電子保存による文書量削減、転記不要（一気通貫）による記録負担軽減、標準仕様を活用したデータ連携、情報共有の促進といった全体像が示されています（厚生労働省「介護サービス事業所におけるICT機器・ソフトウェア導入に関する手引き（概要）」）。

労働生産性とは？「人の時間あたりに生み出す成果」を見る指標

現場の忙しさを“感覚”だけで語ると、改善の優先順位が決まりにくくなります。労働生産性は、限られた人員でもサービスの質を落とさずに回すために、「時間の使い方」を数値で捉える考え方です。

労働生産性は一般に、投入した労働（人員・時間）に対して、どれだけの成果（付加価値）を生み出せたかを示す指標です。式で表すなら、次のイメージになります。

労働生産性 ＝ 付加価値 ÷ 労働投入量（人員・労働時間）

ここでいう「付加価値」は業種で捉え方が変わります。介護事業所では、単純に売上だけを見ると誤解が生まれやすいので、次のように分けて考えましょう。

• 事務の生産性：記録・請求・連絡・会議など、間接業務にかかる時間が減っているか
• 提供の生産性：サービス提供に必要な準備・移動・共有のムダが減り、利用者対応に時間が生まれているか
• 経営の生産性：返戻や差し戻し、確認作業、引き継ぎの混乱が減り、管理者が火消しに追われにくいか

介護DXの文脈で労働生産性を語るときは、「職員にもっと早く動いてもらう」ではなく、転記・探し物・二重入力・確認の往復を減らして、同じ人数でも“利用者に向く時間”を増やす方向が基本になります。

なお注意点として、労働生産性は数字だけを追うと危険です。介護は成果が“数”だけで測れないため、事故・苦情・記録の質・離職などの品質指標と一緒に見て、改善が現場に無理をかけていないか確認するのが現実的です。

介護DXが進まない理由｜導入前に決める目的・範囲・責任者

焦って道具を選ぶほど、現場は疲れてしまいます。最初に決めるべきなのは「目的」と「運用の方法」です。
つまずきやすい原因は、どこの事業所もこのあたりです。

• 目的が「紙をなくす」だけで、業務の流れが変わらない
• 使い方が人によって違い、記録の質がそろわない
• 保管場所が分散し、必要な書類が出てこない
• 権限や変更履歴の運用がなく、真正性の説明が弱い

対策としては、導入前に次を短く決めておくと手戻りが減ります。

• 何のためにやるか（例：記録作成時間の圧縮、請求の返戻防止、運営指導の準備時間を減らす）
• どこまでやるか（最初は「記録と請求」「研修と委員会」など範囲を絞る）
• 誰が決めるか（管理者・事務・現場の責任分界）
• いつ見直すか（毎月、四半期、年度など）

この段階で迷いが深い場合は、道具の比較より先に「記録の型」と「見られやすい書類の優先順位」を点検しておくと進めやすくなります。

介護DXで対象になる業務｜介護記録の電子化、請求、研修、委員会、BCP

介護DXは、現場と事務の境目にある“つなぎ”を軽くするほど効果が出ます。どこをデジタル化するかは、事業所の形態や自治体の運用にもよりますが、よく出る対象は共通しています。

領域	デジタル化の例	運営指導で説明に使う証拠の例
介護記録・申し送り	タブレット入力、記録のテンプレ化、検索	計画→実施→評価のつながり、変更履歴、閲覧権限
請求・実績管理	記録から請求へ連動、転記を減らす	実績の根拠、返戻対応の履歴
研修	年間計画、受講管理、資料配布	計画、実施記録、参加者、内容が分かる資料
委員会・会議	議事録の共有、決定事項の周知	開催記録、議事録、周知の証跡
BCP・訓練	計画の保管、訓練記録の作成	計画、周知、訓練の実施記録

この表は、介護DXで扱う領域ごとに「デジタル化の例」と「運営指導で説明に使う証拠」を対応させたものです。

業務の全体像をつかみたい場合は、介護業務のICT化でどこが楽になるかも合わせて読むと、自事業所に当てはめやすくなります。BCPの整備や見直しが課題なら、BCPの作り方と運用の注意点も参考になります。

介護記録の電子化と運営指導｜電磁的記録で“指摘されにくい”残し方

電子化そのものはゴールではありません。運営指導で止まりにくいのは「見せられる」「追える」「そろっている」記録です。まず押さえたいのは、運営指導の場での確認方法です。

「電磁的記録により管理されている場合は、ディスプレイ上で内容を確認することとし、別途、印刷した書類等の準備や提出は求めないようにしましょう。」

厚生労働省「介護保険施設等運営指導マニュアル」

つまり、紙を用意するより「画面で出せる状態」に整えることが重要です。

運営指導の全体像（当日の流れや、見られやすい書類の優先順位）を先に押さえたい場合は、運営指導の準備ポイントも参考になります。

具体的には、少なくとも次がそろうと説明が通りやすくなります。

• 利用者名・日付・サービス種別で、すぐに検索できる
• 記録の修正があった場合に、いつ・誰が・何を直したか追える
• 計画や同意にひも付けて、実施記録と評価が並べられる
• 端末が壊れても復旧できる（バックアップ、代替閲覧手段）

要件は読めても「今の記録で説明が通るか」を短時間で確認したいときは、運営指導対策・研修管理までまとめて整えられるプロケアDXで、優先順位の付け方から点検する方法もあります。

ケアプランデータ連携システム｜居宅介護支援とサービス事業所のデータ連携を軽くする

ケアプラン周りは、転記や差し戻しが起きやすい領域です。ケアプランデータ連携は「同じ内容を何度も打つ」負担を減らし、確認の手間も圧縮しやすいテーマです。

制度や対象、利用料など全体像は、ケアプランデータ連携システムの解説で押さえたうえで、迷いやすい論点は厚生労働省のQ&Aを確認すると判断がぶれにくくなります。

相手先も導入していないと使えない？

最初にここで止まることが多いですが、結論としては「双方が電子で扱える状態」が前提になります。厚生労働省の標準仕様Q&Aでも、居宅介護支援とサービス事業所の双方で電子的に提供票を扱い、連携システムを使うことが前提として示されています（厚生労働省「ケアプラン標準仕様Q&A」）。

利用者同意はデジタルでもよい？

忙しい中でも、ここは根拠を押さえておくと安心です。居宅サービス計画の原案については、法令上「文書により利用者の同意」を得ることが求められています。

「文書により利用者の同意を得なければならない。」

e-Gov法令検索「指定居宅介護支援等の事業の人員及び運営に関する基準」

一方で、標準仕様Q&Aでは、相手方の承諾を得た場合は電磁的方法で同意や確認を行えること、電子署名や同意を確認した電子メールの保管といった方法が示されています（厚生労働省「ケアプラン標準仕様Q&A」）。自治体により取扱いが異なる可能性があるため、指定権者の手引きも合わせて確認しましょう。

運営指導のとき、提供票は紙で必要になる？

「データで持っているが、当日は紙を求められるのでは」と心配になるところです。標準仕様Q&Aでは、運営指導では電磁的記録で管理されている書面はディスプレイで確認し、別途の印刷提出は求めない旨が示され、連携システム上のデータも対象になるとされています（厚生労働省「ケアプラン標準仕様Q&A」）。

介護情報基盤｜2026年4月から段階的に始まる情報共有に備える

「介護情報基盤」は、介護保険に関わる情報共有の土台です。直前に慌てないためには、開始時期と準備物だけ先に押さえておくのがおすすめです。

厚生労働省は、介護情報基盤を令和8年4月1日（2026年4月1日）から順次導入し、令和10年4月1日（2028年4月1日）までに全ての市町村で導入する方針を示しています（厚生労働省「介護情報基盤について」）。

また、介護情報基盤の活用に向けて、カードリーダーや資格確認等Webサービスの設定など、事業所側の準備が必要になること、あわせて導入支援が行われることも示されています（厚生労働省の事務連絡（介護情報基盤ポータルの機能追加・助成金申請開始））。

加えて、厚生労働省の事務連絡では、介護情報基盤ポータルに「事業所・医療機関のユーザ登録（マイページ）」「各市町村の対応状況の公開」「助成金申請機能」「電話・チャットボットでの問い合わせ」などの機能が追加されたことが示されています（厚生労働省の事務連絡（介護情報基盤ポータルの機能追加・助成金申請開始））。申請や準備の手順は、まずポータルで自事業所の状況に近い案内を確認するのが確実です。

案内が集約されている介護情報基盤ポータルで、ユーザ登録や市町村の対応状況、助成金申請の流れを確認しておくと、準備の抜けが減ります。

さらに、介護情報基盤とケアプランデータ連携システムを統合する方針が示されており、準備は「単なる将来の話」ではなくなっています（厚生労働省 介護保険最新情報Vol.1405）。

介護DXの補助金・支援策｜探し方と申請前に確認すること

補助金は、道具を安く買うためだけの制度ではありません。条件を満たす導入計画や実績報告が必要になることが多く、要件の見落としが手戻りにつながります。

介護情報基盤の導入支援については、申請期間や補助上限額などが示されています（例：2025年10月17日から2026年3月13日までの申請期間など。詳細は厚生労働省の事務連絡（介護情報基盤ポータルの機能追加・助成金申請開始））。

介護事業所向けの支援は、カードリーダーの購入経費と接続サポート等の経費を合算した助成限度額が示されています（消費税分も助成対象に含む取り扱いです）。

介護サービス種別（例）	カードリーダーの助成限度台数	助成限度額（購入＋接続サポート等）
訪問・通所・短期滞在系	3台まで	6.4万円まで
居住・入所系	2台まで	5.5万円まで
その他	1台まで	4.2万円まで

この表は、介護情報基盤の導入支援として示されている「サービス種別ごとの台数上限」と「助成限度額」をまとめたものです（厚生労働省の事務連絡（介護情報基盤ポータルの機能追加・助成金申請開始））。

また、標準仕様に準拠した介護ソフトの導入を、地域医療介護総合確保基金を活用した補助で後押ししていることも示されています（厚生労働省「ケアプラン標準仕様Q&A」）。

探し方としては、国の資料で方向性を押さえたうえで、都道府県・市区町村の募集要項と様式を確認するのが確実です。自治体により取扱いが異なる可能性があるため、採択条件や対象経費、実績報告の形は必ず指定権者側の資料で確認しましょう。

介護ソフトの選び方｜連携・権限・安全対策まで、長く使える基準

どのソフトを選ぶかは大事ですが、選定基準がないまま比較すると時間だけが溶けます。現場で使い続けるためには、機能より先に「業務の流れに合うか」を見ます。

厚生労働省の手引きで示されている全体像（電子保存、転記不要、標準仕様の活用、情報共有）に照らすと、最低限確認したいポイントが見えてきます（厚生労働省「ICT機器・ソフトウェア導入に関する手引き（概要）」）。

• 記録→実績→請求がつながり、転記が残らないか
• 標準仕様に対応し、データ連携に乗せられるか
• 権限設定と変更履歴が取れ、説明ができるか
• 事業所外でも閲覧できる場合の安全対策（端末紛失、持ち出しルール）
• いつでもデータを取り出せるか（移行や監査対応で重要）

個人情報の扱いは、道具の問題というより運用の問題です。厚生労働省は医療・介護関係事業者向けの個人情報の取扱いについてガイダンスを公表しています（厚生労働省「医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイダンス」）。この考え方に沿って、権限・持ち出し・保管・委託先管理までセットで整えましょう。

「道具選び」と「運用づくり」を同時に進めたい場合は、運営指導対策や研修管理も含めて伴走するプロケアDXのような支援を使うと、現場の負担を増やさずに整えやすくなります。

研修・委員会・BCPをデジタルで回す｜抜け漏れを減らす運用の作り方

研修や委員会は、実施そのものより「実施した証拠」が弱いと止まりやすい領域です。属人化しているほど、引き継ぎで崩れます。

例えば居宅介護支援では、業務継続計画の周知と研修・訓練を定期的に実施することが省令に明記されています（e-Gov法令検索「指定居宅介護支援等の事業の人員及び運営に関する基準」）。サービス種別により条文の位置づけは異なるため、自事業所に当たる基準も確認しましょう。

デジタルで回すときのコツは、やること自体を増やすのではなく「抜けが見える形」に変えることです。

• 年間の研修計画を作り、実施日と担当者を固定する
• 参加者の記録を残し、資料・議事録を同じ場所に置く
• 決定事項の周知（掲示・配布・共有フォルダ）までセットにする

研修計画の作り方は、個別研修計画の立て方が参考になります。虐待防止などの委員会・研修の考え方も、虐待防止の整え方にまとめています。

運営指導で指摘されやすいパターン｜デジタル化で増えがちな落とし穴

電子化すると“見つかるはず”の書類が見つからない、という逆転現象が起きます。原因は、保管場所と責任者が決まっていないことがほとんどです。

現場の一コマとしてよくあるのは、運営指導の当日、委員会の議事録は作っているのに「どの共有フォルダか」が誰にも分からず、担当者の休みで探せなくなるケースです。紙なら箱をひっくり返せば出ますが、データは“場所が分からないと存在しない”のと同じになります。

指摘につながりやすいパターンと、指摘されにくい残し方をセットで押さえましょう。

よくある落とし穴も一つだけ挙げます。
ミス：利用者同意を電子メールで確認したが、担当者の個人端末に残ったままで提示できない
原因：同意の保管ルール（保管場所・命名・閲覧権限）が決まっていない
防ぎ方：事業所の専用アドレスで受け取り、同意が分かる画面やメールをPDF化して所定フォルダに保存し、誰でも検索できる形にそろえる

すでに「どこに何があるか分からない」状態なら、先に対応する順番を決めると早いです。

• まず保管場所を一本化し、命名ルールを決める（契約・同意・計画・記録・研修など）
• 次に、運営指導で見られやすい書類から不足を埋める（交付・同意・計画の流れ）
• そのうえで、計画→実施→評価のつながりが弱い利用者から記録を補強する
• 最後に、研修・委員会・BCPなど横断の記録を整え、周知の証拠までそろえる
• パターン：同意書や重要事項説明の証跡が点在している
  残し方：契約・同意・交付の一連を、同じ場所に時系列で置く
• パターン：記録はあるが、計画と評価につながっていない
  残し方：計画→実施→評価の画面（または帳票）を一続きで見せられるようにする
• パターン：研修・委員会の実施記録に「内容」がない
  残し方：議題、決定事項、配布資料をセットで保存し、周知の証拠も残す

運営指導では、指導が入った場合に改善状況報告書や挙証資料の提出が必要になることがあります。例えば自治体の集団指導資料でも、改善状況報告書と改善状況を示す書類の提出が必要になる旨が示されています（札幌市の集団指導資料（指導・監査の説明を含む））。自治体により取扱いが異なる可能性があるため、実際の提出物は指定権者の案内で確認してください。

経営判断のヒント｜介護DXは「手戻りコスト」を減らす投資

介護DXを判断するとき、月額費用だけで比べると失敗しやすいです。見落とされがちなのは、探す時間・転記の時間・引き継ぎの時間、そして運営指導前の“総動員”です。

• 運営指導が近い：まず記録と保管の筋を通し、すぐ出せる状態に寄せる
• 返戻や差し戻しが多い：記録→請求の連動と、データ連携を優先する
• 拠点が増えてきた：研修・委員会・規程類の更新を仕組みにして属人化を減らす

また、行政手続の簡素化も進んでいます。指定申請などのウェブ入力・電子申請や文書標準化に関する情報も公表されています（厚生労働省「介護事業所の指定申請等のウェブ入力・電子申請の導入、文書標準化」）。こうした流れも踏まえると、今のうちから「データで回す前提」を作っておく価値は高いはずです。

まとめ

忙しい現場でも、介護DXは「記録と運用の筋を通す」ことから始めると失敗しにくくなります。道具の導入より先に、説明が通る証拠の残し方を決めておくのが近道です。

• 介護DXは、紙を減らすだけでなく、記録・請求・研修を“説明できる運営”に寄せる取り組み
• 介護記録の電子化は、検索性・変更履歴・保管ルールまで含めて設計すると運営指導で慌てにくい
• ケアプランデータ連携は、同意の取り扱いと運営指導時の提示方法をQ&Aで確認しておくと安心
• 介護情報基盤は2026年4月1日から順次開始。ポータルの機能や導入支援の要件も早めに確認する
• 補助金は募集要項と実績報告の要件まで確認し、自治体の運用も踏まえて判断する

「何から手を付ければいいか分からない」「運営指導に向けて、まず優先順位だけでも固めたい」――そんなときは、運営指導対策と研修管理までまとめて伴走できるプロケアDXで、今の体制に合わせた整え方を相談してみてください。無理なく回る形にしておくと、当日の説明もぐっと楽になります。