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介護経営ラボ

【訪問介護】実地指導・対策のポイントを徹底解説

監修者

片山海斗

介護経営コンサルタント。全国の介護事業所にコンサルティングを実施し課題を解決している。自ら介護事業所を経営しながらも7社の取締役・理事を務めている。担当コンサルティング領域は「経営領域」「現場領域」ペーパレス化や業務改善、IT化を専門としている。
実地指導対策_訪問介護

怖いと思われがちな実地指導ですが、監査とは別物なので対策を講じていれば全く怖くありません。

「実地指導の通知書が届いてしまった」

「訪問介護の実地指導ってどう対応すればいいの?」

という疑問を抱いている介護事業者向け、管理者向けの記事となっています。
実例を元にして記載しておりますので、ぜひ参考にしてみてください。

実地指導とは?

実地指導とは、行政が介護事業所に訪問し「運営が適切に行われているか」を確認することを指します。
原則6年に1度の実地指導が必要だと言われており、約2年間さかのぼって必要書類をチェックします。

誤解しやすいですが、実地指導と監査は全く違うものなので覚えておきましょう。

詳しくはこちらの記事【完全版】実地指導とは?対策すべきポイントを専門家が徹底解説を参照してください。

訪問介護における実地指導対策とは

ここからは、実地指導を対策する目的を解説します。

実地指導対策とは

実地指導で実際に指摘される項目を、あらかじめ知っておき運営体制や報酬請求に不正がないように前もって対策しておくことです。

実地指導対策をしていないと、通知書が届いてから大急ぎで実地指導の準備をしなければなりません。

訪問介護事業所は入居系の事業形態より”加算関係を指摘される“傾向があります。
したがって、加算関係の対策は、前もって数字の確認と計画書・実績報告書等の適正化をしておく必要があります。

実地指導対策をする際に気をつけるポイント

実地指導に引っかからないためには、前述した通り対策が必要になります。

ここでのポイントは実地指導対策をルーティン化しておくということです。

一月に一度、実地指導で見られる書類をチェックし、いつ実地指導通知が来てもいいように勤めましょう。
実地指導対策の具体的な方法はこちらをクリック

実地指導の必要書類

ここからは、必ずチェックされるものをリストアップしました。
以下が適正であれば、指摘されても返還や指定取り消しにはなりません。
必ずチェックしておきましょう。

  • 運営規定
  • 重要事項説明書
  • パンフレット
  • 契約書
  • 個人情報使用同意書(重要事項説明書または、契約書に記載されている場合が多い)
  • 秘密保持に係る契約書:従業員用(就業規則に記載している場合が多い)
  • 従業員のシフト表(市町村によって別途作成する必要あり)
  • 事業所の平面図
  • 資格証明書の写し
  • 特定事業所加算に関しての書類(下記別途記載)
  • 緊急時マニュアル
  • 事故発生時マニュアル
  • 苦情対応マニュアル
  • ヒヤリハット・事故報告書
  • 感染症、虐待についての取り組み状況がわかる書類(重要事項に記載があるか)
  • 研修の実施状況がわかる書類
  • 介護保険・介護給付費の明細書
  • 請求書・領収書の控え
  • サービス提供記録
  • 介護計画書
  • ケアプラン
  • 提供表

実地指導のポイント

訪問介護事業所における実地指導のポイントは加算関係をよく見られるということです。

訪問介護事業所は、特定事業所加算・処遇改善加算、特定加算等の加算があります。
特に処遇改善・特定加算に関しては「従業員の処遇」に関わることなので、賃金台帳や給与明細に記載している数字と実際に取得した加算が同じでないと、2年間取得した加算全てを返還しなければならない場合もあります。

介護処遇改善加算を算定している場合のチェックポイント

キャリアパス要件

キャリアパス要件とは介護処遇改善加算を算定するための要件として設定されています。
実地指導ではキャリアパス要件が満たされているか確認されます

キャリアパス要件Ⅰ

  1. 介護職員の任用における職位、職責又は職務内容等の要件を定めている。
  2. 職位、職責又は職務内容等に応じた賃金体系を定めている。
  3. 就業規則等の明確な根拠規定を書面で整備し、全ての介護職員に周知している。

キャリアパス要件Ⅱ

  1. 介護職員の職務内容等を踏まえ、介護職員と意見交換しながら、資質向上の目標に関する具体的な計画を策定し、研修の実施又は研修の機会を確保している。
  2. 資質向上のための計画に沿って、研修機会の提供又は技術指導等を実施するとともに、介護職員の能力評価を行う。
  3. 上記1.2を従業員に周知している 

キャリアパス要件Ⅰ・Ⅱの要件を満たし、介護処遇改善加算Ⅰを算定している事業所は研修記録・就業規則が追加でチェックされます。
したがって、就業規則には職責や資格によって賃金に変更があることを記載しておきましょう。

※一番指摘されている項目です。必ずチェックしましょう。

職場環境等要因

職場環境等要因とは、介護処遇改善加算を算定する上で定められている要件です。
実地指導では、計画書に記載している項目が実施されている根拠となる書類が存在するかがチェックポイントとなっています。

入職促進に向けた取組

下記のいずれか1つを満たしている必要があります。

  • 法人や事業所の経営理念やケア方針・人材育成方針、その実現のための施策・仕組みなどの明確化
  • 事業者の共同による採用・人事ローテーション・研修のための制度構築
  • 他産業からの転職者、主婦層、中高年齢者等、経験者・有資格者等にこだわらない幅広い採用の仕組みの構築
  • 職業体験の受入れや地域行事への参加や主催等による職業魅力度向上の取組の実施

2項目の「法人や事業所の経営理念やケア方針・人材育成方針、その実現のための施策・仕組みなどの明確化」に関しては、理念の明確化ができていて口頭で答えることができれば問題ありません。

資質の向上やキャリアアップに向けた支援

下記のいずれか1つを満たしている必要があります。

  • 働きながら介護福祉士取得を目指す者に対する実務者研修受講支援や、より専門性の高い介護技術を取得しようとする者に対する喀痰吸引、認知症ケア、サービス提供責任者研修、中堅職員に対するマネジメント研修の受講支援等
  • 研修の受講やキャリア段位制度と人事考課との連動
  • エルダー・メンター(仕事やメンタル面のサポート等をする担当者)制度等導入
  • 上位者・担当者等によるキャリア面談など、キャリアアップ等に関する定期的な相談の機会の確保

両立支援・多様な働き方の推進

下記のいずれか1つを満たしている必要があります。

  • 子育てや家族等の介護等と仕事の両立を目指す者のための休業制度等の充実、事業所内託児施設の整備
  • 職員の事情等の状況に応じた勤務シフトや短時間正規職員制度の導入、職員の希望に即した非正規職員から正規職員への転換の制度等の整備
  • 有給休暇が取得しやすい環境の整備
  • 業務や福利厚生制度、メンタルヘルス等の職員相談窓口の設置等相談体制の充実

腰痛を含む心身の健康管理

下記のいずれか1つを満たしている必要があります。

  • 介護職員の身体の負担軽減のための介護技術の修得支援、介護ロボットやリフト等の介護機器等導入及び研修等による腰痛対策の実施
  • 短時間勤務労働者等も受診可能な健康診断・ストレスチェックや、従業員のための休憩室の設置等健康管理対策の実施
  • 雇用管理改善のための管理者に対する研修等の実施
  • 事故・トラブルへの対応マニュアル等の作成等の体制の整備

生産性向上のための業務改善の取組

下記のいずれか1つを満たしている必要があります。

  • タブレット端末やインカム等のICT活用や見守り機器等の介護ロボットやセンサー等の導入による業務量の縮減
  • 高齢者の活躍(居室やフロア等の掃除、食事の配膳・下膳などのほか、経理や労務、広報なども含めた介護業務以外の業務の提供)等による役割分担の明確化
  • 5S活動(業務管理の手法の1つ。整理・整頓・清掃・清潔・躾の頭文字をとったもの)等の実践による職場環境の整備
  • 業務手順書の作成や、記録・報告様式の工夫等による情報共有や作業負担の軽減

やりがい・働きがいの醸成

下記のいずれか1つを満たしている必要があります。

  • ミーティング等による職場内コミュニケーションの円滑化による個々の介護職員の気づきを踏まえた勤務環境やケア内容の改善
  • 地域包括ケアの一員としてのモチベーション向上に資する、地域の児童・生徒や住民との交流の実施
  • 利用者本位のケア方針など介護保険や法人の理念等を定期的に学ぶ機会の提供
  • ケアの好事例や、利用者やその家族からの謝意等の情報を共有する機会の提供

介護事業所加算を算定している場合のチェックポイント

体制要件

体制要件とは特定事業所加算を算定するうえで、満たす必要がある要件です。
実地指導では会議の記録・研修計画書・健康診断の領収書または控えがチェックポイントとなっています。

  • 全ての訪問介護員等に対し、訪問介護員等ごとに研修計画を作成し、当該計画に従い、研修を実施又は実施を予定している。
  • 利用者に関する情報若しくはサービス提供に当たっての留意事項の伝達又は訪問介護員等の技術指導を目的とした会議を定期的に開催する。
  • サービス提供責任者が、利用者を担当する訪問介護員等に対し、利用者に関する情報やサービス提供に当たっての留意事項を文書等の確実な方法により伝達してから開始するとともに、サービス提供終了後、担当する訪問介護員等から適宜報告を受ける。
  • 全ての訪問介護員等に対し、健康診断等を定期的に実施する。
  • 緊急時等における対応方法が利用者に明示されている。

人材要件

人材要件では、資格証明書の写し、サービス提供責任者の経歴書が必要になります。
資格証明書の写しは共通で確認されるので問題ないとは思いますが、サービス提供責任者の経歴書に関しては別で作成する必要があります。

  • 訪問介護員等の総数のうち介護福祉士の占める割合が30%以上又は介護福祉士、実務者研修修了者並びに介護職員基礎研修課程修了者及び1級課程修了者の占める割合が50%以上 である。
  • 全てのサービス提供責任者が3年以上の実務経験を有する介護福祉士又は5年以上の実務経験を有する実務者研修修了者若しくは介護職員基礎研修課程修了者若しくは1級課程修了者 である。1人を超えるサービス提供責任者を配置することとされている事業所においては、常勤のサービス提供責任者を2名以上配置している。

重度要介護者等対応要件

重度要介護者等対応要件に関しては特定事業所加算Ⅰを算定している事業所のみとなります。

  • 前年度又は算定日が属する月の前3月間における利用者の総数のうち、 要介護4及び要介護5である者、 日常生活に支障を来すおそれのある症状若しくは行動が認められることから介護を必要とする認知症であ る者、 並びに社会福祉士及び介護福祉士法施行規則第1条各号に掲げる行為を必要とする者 の占める割合が20%以上である。

どれだけ対策していても必ず指導される

また、実地指導は指導員が事業所に訪問されますが、必ず指摘事項を報告しなければならないと県指示のもと動いていますので記録の時間や重要事項に関する規定詳細など細かいことを指摘されます。

実地指導にくる指導員は、事業所を潰そうとしてくるわけではありません。
適正に運営していれば全く怖くありませんので、とにかく訪問介護は“加算関係”優先にチェックしておきましょう。

実地指導員が調査する項目はこちら:厚生労働省老健局総務課介護保険指導室

今回は、訪問介護事業所における実地指導対策について解説しました。
実地指導対策をするうえで大切なポイントは「あらかじめ指摘される項目を理解しておき、チェックするルーティンを作っておくこと」です。

実地指導に引っかからない共通ポイント解説はこちらの記事で行っています。
合わせて参考にしてください。

この記事の監修者:片山海斗

監修者

片山海斗

介護経営コンサルタント。全国の介護事業所にコンサルティングを実施し課題を解決している。自ら介護事業所を経営しながらも7社の取締役・理事を務めている。担当コンサルティング領域は「経営領域」「現場領域」ペーパレス化や業務改善、IT化を専門としている。