【2024年版】運営指導の流れを専門家が徹底解説！事前準備と対応方法【運営指導・監査対策ガイド】

運営指導の準備、しっかりできていますか？介護事業者にとって運営指導は、法律に基づき運営の適正性やサービスの質が厳しくチェックされる重要な機会です。本記事では、年間60社以上の運営指導立会いをしている専門家監修のもと、2024年版の運営指導の流れをわかりやすく解説し、指導の通知から当日の対応、そして改善方法まで、事前準備と対応のポイントを徹底解説します。

運営指導の概要と目的

運営指導とは何か？

運営指導とは、介護サービス事業者が法律や基準に従って適切に運営されているかを確認するため、行政機関が行う定期的な指導です。介護サービスは、高齢者や介護を必要とする方々にとって生活の基盤となる重要なサービスです。そのため、事業者は法令に従い、質の高いサービスを提供し続けることが求められます。

運営指導では、行政機関の担当者が事業所を訪問し、運営状況やサービスの提供が適正かどうかを確認します。問題が見つかった場合は、その場で指摘され、改善を求められることになります。重大な問題があれば、運営指導から監査に移行する可能性もあります。

運営指導の目的

運営指導の目的は、介護サービスの質を確保し、保険給付が適正に行われるようにすることです。質の高い介護サービスを提供するためには、事業者が利用者の尊厳を守り、日常生活を支援できる体制を整えていることが必要です。また、介護保険制度の公正な運営を守るため、報酬請求が適正に行われているかどうかも厳しくチェックされます。そうすることで、介護サービスを利用する方々が安心してサービスを受けられると同時に、制度全体が持続可能な形で運営されていきます。

運営指導の実施頻度と対象

定期的な運営指導に加えて、問題が発覚した場合や苦情があった場合には、抜き打ちで実施されることもあります。不正請求やサービスの質に問題があると疑われる場合には、事前通知なく運営指導や監査が行われることもあるため、常にしっかりした運営が重要です。

定期的な実施頻度

運営指導は、介護事業者が法律や基準に基づいて適切に運営されているかを確認するため、指定または許可の有効期間中に少なくとも1回以上実施されることが義務付けられています。指定期間は通常6年なので、通常はその間に最低でも1回の運営指導が行われます。

しかし、居住系サービスや施設、施設系サービス、そして地域密着型サービスに関しては、これらが利用者の生活の場であることを考慮し、3年に1回以上の頻度で行うことが望ましいとされています。
また、多くの場合、新規に指定を受けた事業者は、申請後1〜2年以内といった比較的早めに実施される傾向があります。これは、開設直後の運営状況や法令遵守の確認を早期に行うためです。その後は、他の事業者と同様、定期的に運営指導が実施されます。加えて、過去に問題が指摘された事業者は、その後の運営指導の頻度が高まる可能性があるので注意が必要です。

運営指導の対象

運営指導の対象は、介護保険制度に基づいて事業を行っているすべての介護事業者です。特に、新規に指定を受けた事業者や、過去に問題が指摘された事業者は、重点的にチェックされることがあります。

運営指導の通知を受けたら

運営指導は、指導実施の通知→運営指導の事前準備（事前資料の提出）→運営指導の実施→指導結果の通知という流れがあります。指導実施の通知は、通常は1か月以上前に事前通知が届きます。この通知には、運営指導に関する必要なことなどが記載されているので、しっかりと隅々まで確認しましょう。

運営指導の通知内容

運営指導の根拠規定と目的

運営指導がどの法令に基づき、どのような目的で実施されるかが示されます。

運営指導の日時と場所

運営指導が行われる日時や場所が記載されます。

指導担当者と出席者

運営指導に参加する行政の担当者や、事業所側の出席者について明記されます。

準備すべき書類

事前提出が求められる書類や、当日持参する書類についての指示が記載されます。

当日の進め方、流れ

実施する運営指導の形態、スケジュール等が提示されています。

さらに、緊急時や速やかな状況確認が必要な場合には、事前通知なしで運営指導が行われることもあります。この場合、運営指導開始時に文書で通知されるため、事業所は日頃からの法令遵守を徹底するこが求められます。

運営指導の事前準備

運営指導の通知を受けたら、事前準備を始めることが大切です。まず、通知に記載された事前提出が必要な書類を確認し、指定された提出期限内に必ず提出しましょう。事前提出書類は、運営指導当日のスムーズな進行に欠かせません。

事前資料の提出が終わったら、通知や確認項目および確認文書を早めに確認し、当日準備書類を揃え、すぐに提示できるように用意します。また、職員がしっかりと対応できるようにシフト調整や役割分担を行い、当日の流れや質疑応答に備えましょう。

このように運営指導がスムーズに終わるよう準備することで、事業所の運営状況を把握しやすくなり、不備があれば速やかに対応できるため、改善もスムーズに行えます。

自己点検書類

自己点検シートは、各点検項目についてチェックを行い、不備や改善点を発見するためのシートです。これを活用することで、サービスの質を見直し、事業所の改善に役立てることができます。また、運営指導の有無にかかわらず、日頃から自己点検を行うことが推奨されていますが、運営指導の参考資料として活用されることも多いため、早めの準備が重要です。

なお、自己点検シートの提出期限は市区町村役場ごとに異なるため、窓口やホームページなどで確認し、指定された期日内に提出するようにしましょう。

運営指導当日の流れ

運営指導当日は、事業所の運営状況が確認されるため、以下の流れで進行します。通常業務を行いながら、必要に応じて対応できるように準備を整えておきましょう。

挨拶と当日の流れの説明（所要時間:約10分）

指導担当者が自己紹介を行い、運営指導の目的や進行スケジュール、終了予定時刻について説明します。事業所側も対応体制を確認し、通常業務と両立して対応できるように備えます。

事業所内の見学（所要時間:約45分）

指導担当者が、設備や掲示物、安全対策が基準に沿って整備されているかを確認します。特に避難経路の確保や、日常的な管理状況が重点的にチェックされます。事業所側は指導担当者を案内し、設備や安全対策について説明します。

書類確認とヒアリング（所要時間:最大3時間以内）

事前に準備された書類をもとに、運営状況や介護報酬の請求が適正に行われているかを確認されます。不足書類があれば追加の提出を依頼され、必要に応じて職員へのヒアリングで業務内容も確認します。事業所側は、ヒアリングに対して真摯に答え、指摘があった場合には速やかに追加書類を準備するなどの対応を行います。

指導と講評（所要時間:約30分）

指導担当者は、事業所の良い取り組みとともに、指摘事項や改善が必要な点について伝えて、今後の流れも説明します。介護報酬に過誤が認められた場合や改善が必要な事項については、後日、正式な文書で通知される場合があります。事業所側は指導内容を確認し、改善した上で、改善報告書を準備し、期限内に提出します。

所要時間について

運営指導の所要時間は、一般的に3～4時間程度が目安です。事業所の規模や確認事項によって時間は調整されることもありますが、基本的には計画された所要時間を超えないように進行されます。特に問題が発生しなければ、大幅に時間が超過することはないでしょう。万が一に備え、余裕を持ったシフト調整をすることをお勧めします。

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運営指導対策サービス

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