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【専門家監修】ケアプランデータ連携システムとは？対象・利用料・導入準備・介護ソフト一覧
ケアプランデータ連携システムで管理者が困るのは、「最新版のケアプラン（居宅サービス計画）が相手先で反映されない」「送受信の証拠が残らず、運営指導で説明が通らない」といった“記録管理”の問題です。そもそも、現時点でケアプランデータ連携システムを導入して50%以上の法人が業務改善できていないと回答しています。本記事では実学面を踏まえ、専門的に解説いたします（専門家：片山海斗監修記事）
この記事でわかること
- そもそも、何が「データで」やり取りできるのか
- 利用料・無料期間（フリーパス）の考え方はどうなっているか
- 電子証明書やKJから始まるIDでつまずかない導入準備
- 運営指導で指摘されやすい落とし穴と、指摘されにくい証拠の残し方
- 経営として、導入メリットが出る事業所の見極め
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目次
ケアプランデータ連携システムとは、データを送受信する仕組みのこと
まずは「そもそもケアプランデーター連携システムとは何のための仕組みか」確認しましょう。
ケアプランデータ連携システムとは、介護現場の業務負担軽減を目的に、居宅介護支援事業所と介護サービス事業所などの間で、ケアプラン関連データを標準化した形で送受信する仕組みです。
厚生労働省資料では、令和5年（2023年）4月から導入されたとされています。
専門家の声「ケアプランデータ連携システムとはなに？」と聞かれたら
ケアプラン関連データを標準化した形で送受信する仕組みと答えましょう
「どの程度、普及しているのか」を見る目安として、WAM NETでは利用事業所の掲載件数が公表されています。
たとえば2026年1月5日現在で掲載件数19,283件と示されています。
なお、制度としての位置づけは「事業所同士の情報連携を支える道具」です。
現時点でシステム導入の義務化予定はない旨が、厚生労働省資料のQ&Aで示されています。
関連して、ケアプランそのものの役割や、居宅サービス計画書の構成（第1表〜）を押さえておくと、データ連携で何が動くかが見えやすくなります。必要に応じてケアプラン（居宅サービス計画）の基本も参照してください。
専門家の声ただし、賃上げ補助金の要件で実質的にケアプランデータ連携システムの強制加入が必要です。仮説ですが、昨今の厚労省動きを見ていると、今後はシステムを導入していないと算定できない加算が、さらに増えていくものと予想されます。
導入するか否かの判断基準（専門家の声）
ケアプラン連携システムを導入する目的としてはケアプランデータの共有による「労働生産性の向上」であるべきです。
経営者の方はROI（費用対効果）とPP（投資回収率）を計算し導入すべきか否かを判断してください。厚労省としてはこれから確実に推進していくので、周りが導入するなら加入しておくという判断でもとりあえず問題ありません。
（先ほども触れましたが、介護事業所の補助金要件としてシステム強制加入が一部事業所種別で確認されていますので、今後もっとシステムが広がることは確実です。時期により無料の期間があるので、とりあえず導入してもいいのではと個人的に思っています）
ケアプラン連携システムを導入するには？
この章では、ケアプラン連携システムをどのように導入すべきか、STEP形式でわかりやすく解説します。
STEP
まず「導入できる状態」かを確認する（導入前チェック）
いま使っている介護ソフト（対応ソフトを下記の表で掲載しています）が、ケアプラン標準仕様に対応している必要があります（請求だけの機能しかないソフトだと利用できない旨が明記されています）。
STEP
電子請求のID（KJから始まる14桁）とパスワードを用意する
利用申請やログインに使うのは電子請求受付システムで使っている「KJから始まる14桁のユーザID」です。
※「HDから始まるID（代理請求用）」は使えないとされています。
もし インターネット請求をしていない／ID・PWが不明 なら、所在地の国保連に確認・発行（再発行）依頼が必要で、郵送が絡むと2週間前後かかる目安が示されています。
不明な場合は、国保連に確認してください
STEP
電子証明書を準備・インストールする（運用するPCごと）
利用できる電子証明書として、「請求委任事業所用ケアプラン証明書」と「介護保険証明書」の2種類が示されています。電子請求で使っている端末以外でも使うなら、その端末にも証明書を入れる（再インストール）形になります。
STEP
利用申請（ライセンス契約）をする
利用申請サイトにログインし、利用規約に同意して申請します（KJのIDでログイン）。
費用は資料上、1事業所番号あたり月額1,750円（税込）＝年21,000円（税込）
有効期限は申込日から1年間、支払いは国保連からの給付費差引または請求書払いに対応
STEP
クライアントアプリをインストールして接続テスト
サポートサイトからケアプラン連携クライアントアプリをダウンロード→インストール→ログインして、
送受信できる状態にします。
STEP
運用開始（実務のやり取り）
実務は「介護ソフト ↔ 連携システム」を行き来する形になります。たとえば居宅介護支援側は、介護ソフトで提供票等を作成し、連携用のCSVを出力して連携システムへ送る、という流れが案内されています。
サービス事業所側は受け取ったデータを取り込み、実績・請求処理のベースにする、という使い方になります（ソフト側の取り込み手順はベンダー仕様の確認が必要です）。
対象介護ソフト一覧
スクロールできます
対象の事業所と連携できるケアプランの範囲
「対象外だった」「送れると思っていた帳票が送れない」は、導入後、返還につながります。
先に範囲を押さえておくと、現場の混乱が減ります。
国民健康保険中央会のQ&A（令和7年6月）では、居宅サービス計画の1〜3表、第6表（サービス利用票）、第7表（サービス利用票別表）に加え、利用者補足情報や実績情報、介護予防サービス・支援計画書などが連携可能と示されています。
また、同Q&Aでは「予定・実績データの突合や修正をする機能はない」ため、突合や修正は介護ソフト側で行うよう案内されています。ここは誤解が多いポイントです。データ連携は“送り届ける”ところを助けますが、“中身を直す”ところまでは代行しません。
予定と実績のやり取りは「受け取った後」が勝負
受信できても、取り込みと確認が回らないと効果が出にくいところです。小さく始めて運用を固めるのが近道です。
送受信の方向は、一般的には「居宅介護支援事業所から計画（予定）を送り、介護サービス事業所から実績情報を返す」流れになります（詳細は操作マニュアルで確認します）。操作マニュアルや導入資料は、ヘルプデスクサポートサイトの各種資料・動画にまとまっています。
利用料・フリーパスキャンペーン・支払い方法
金額は小さく見えますが、「申請単位」「無料期間の考え方」「途中解約不可」を知らないと、想定外の負担や揉め事につながりやすいところです。
国民健康保険中央会のQ&Aでは、ライセンス料は1事業所あたり年額21,000円（税込）（月額換算1,750円）とされ、支払いは年額一括で、介護給付費からの差引または口座振込と案内されています。
さらに、フリーパスキャンペーン期間（2025年6月1日〜2026年5月31日）に申請した場合は、ライセンス料が無料になるとされています。
無料期間は「申請日から1年間」と示されています（例：2025年7月1日申請→2026年6月30日まで）。
注意点として、1事業所番号につき1ライセンスであること、申請後のキャンセル・途中解約は受け付けないことが明記されています。
導入準備で詰まりやすいところ（介護ソフト・電子証明書・ID）
ここは「分かったつもり」で進めるほど詰まりやすいので、要点を先に押さえてから動くのがおすすめです。現場の負担を増やさず導入するための確認事項をまとめます。
介護ソフトが標準仕様に対応しているかを最初に確認する
いちばん早いのは、介護ソフトの会社に「ケアプランデータ連携標準仕様（V3/V4）の対応状況」と「送受信の対応範囲（予定・実績）」を確認することです。ヘルプデスクサポートサイトには、試験完了企業の一覧と、試験結果（V3/V4）が掲載されています。
厚生労働省資料のQ&Aでも、介護ソフト側の対応は基本的に介護ソフト会社の開発による旨や、導入支援（介護テクノロジー導入支援事業）などの活用が触れられています。
電子証明書と「KJから始まるID」を取り違えない
ログイン不備の多くは、IDの種類の取り違えや、パスワードの期限切れです。落ち着いて確認すれば解消できることが多いので、ここで焦らないのが大事です。
ヘルプデスクのスタートガイドでは、電子請求受付システムの証明書発行履歴の確認や、電子証明書のインストール手順がまとめられています。介護保険証明書がある場合はそれを使い、ない場合は「請求委任事業所用ケアプラン証明書」を申請する流れが示されています。
また、国民健康保険中央会のQ&Aでは、KJから始まるID・パスワードの再発行について、所轄の国民健康保険団体連合会に連絡し「電子請求登録結果に関するお知らせ」を取得する、といった手続の案内があります。
急ぎで詰まりを解消したい場合は、ヘルプデスク（0120-584-708、平日9:00〜17:00）に相談すると切り分けが早いです（受付時間は変更されることがあります）。
専門家の声（運営指導の立会い経験から）：導入の成否は、機能よりも「誰がIDを管理し、更新・失効を誰が追うか」を決めているかで決まりやすいです。
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受信データの保存先ルールを決めないと、あとで説明が苦しくなる
受信データは「受信したら終わり」ではありません。保存先と命名ルールを決めておくと、現場の小さな手戻りが減ります。
本システムはデータを蓄積しないと説明されており、送受信後は各事業所側で保管・管理が必要です。
国民健康保険中央会のQ&Aでは、一度受信データをダウンロードすると再度ダウンロードできないとされ、端末内で検索するか、送信元に再送を依頼するよう案内されています。
「保存先が分からない」は、運営指導の場面でも説明が苦しくなりやすいので、共有フォルダや台帳で“置き場所”を統一しておくと安心です。
また、連携クライアントアプリが古い場合にエラーが出る可能性があるとして、最新バージョンへの更新が促されています。
運営指導で止まりやすい論点（同意・交付・保存・版管理）
データ連携は業務を助けますが、運営指導で見られるのは「説明できる状態にあるか」です。ここを押さえておくと、導入後も落ち着いて対応できます。
運営指導（指定権者による実地の確認）では、計画・記録・請求がつながっているか、説明と同意が取れているかが見られます。基本は、日々の記録が整っていれば怖がるものではありませんが、紙とデータが混在すると“版のズレ”が起きやすくなります。必要に応じて運営指導（実地指導）の全体像も確認しておくと安心です。
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年間60社（累計124社）以上、運営指導を立ち会っている実績から、運営指導の概要を詳細に解説します。また、運営指導の現場からだからこそわかる運営指導の指導事例など…
ここで一番重要なのは、データ連携をしていても「保存義務」が消えないことです。指定居宅介護支援の運営基準では、記録を整備し一定期間保存することが定められています。
「…記録を整備し、その完結の日から二年間保存しなければならない。」
出典：厚生労働省「指定居宅介護支援等の事業の人員及び運営に関する基準」
つまり、ケアプランデータ連携で書類の受け渡しが電子化しても、必要な記録が追える形で保管されていることが前提です。受信データの保存先、介護ソフトへの取り込み履歴、更新版の差し替え理由が追えるようにしておくと、当日の説明が通りやすくなります。
アセスメント（利用者の状態像の把握）やモニタリングの記録が薄いと、更新の根拠が説明しづらくなるため、アセスメントの作成方法と記録もあわせて見直すと効果的です。
加えて、運営基準では、書面の交付等について電磁的方法による対応を認める規定もあります（要件や同意が前提です）。
「紙をなくす」以前に、「誰に、いつ、どの版を渡したか」を説明できる形を優先しましょう。
現場の一コマ：運営指導の当日、居宅側はデータ連携で送ったと思っていたサービス利用票が、通所側では旧版のまま印刷されていました。変更理由が追えず、担当者が机の引き出しや共有フォルダを探し続け、説明の時間が足りなくなる——こうした場面は珍しくありません。
行政から指摘されやすいパターン
ここは「同じつまずき」が起きやすいところです。先回りで手当てしておくと、運営指導の指摘リスクが下がります。
- 送った版と、提供した版が違う
原因：受信後に介護ソフトへ取り込まず、紙だけ差し替えた。
防ぎ方：受信→取り込み完了→共有の版番号更新、までを担当者が確認する。 - 受信データの保存先が分からない
原因：担当者PCのダウンロードフォルダに置きっぱなし。
防ぎ方：共有フォルダ＋命名ルール（年月・利用者・版・送受信先）を統一する。再ダウンロード不可の仕様も踏まえる。 - エラーを放置して“やっていない扱い”になる
原因：連携クライアントアプリの版が古い、標準仕様に準拠していないデータを送った。
防ぎ方：アプリを最新に保つ／データ形式は介護ソフト会社に確認する。 - 予定と実績の突合をシステムでやろうとして回らない
原因：データ連携の役割を誤解している。
防ぎ方：突合・修正は介護ソフト側で行う前提で、業務の役割分担を決める。 - 同意・交付の記録が「計画書」と結びつかない
原因：同意書や交付記録が別管理で、更新版のタイミングが追えない。
防ぎ方：同意・交付の記録も、ケアプランの版管理と同じ棚に置く（紙でも電子でもよいが一本化する）。
専門家の声運営指導で止まりやすいのは、書類の有無より「日付と版がつながっているか」です。データ連携の導入は、版管理の見直しの良い機会になります。法令遵守の考え方を整える場合は、介護事業の法令遵守で押さえるポイントも参考になります。
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行政に指摘されにくい証拠の残し方（送受信ログ＋版管理）
地味ですが、ここを固めると説明が通りやすくなります。
できる形からでよいので、“後で追える状態”を作っておきましょう。
おすすめは「送受信の事実」と「取り込みの完了」をセットで残すことです。
| 残しておきたいもの | 何のために残すか | 実務の工夫 |
|---|---|---|
| 送信・受信の一覧（画面保存や印刷） | いつ誰が送受信したかを説明する | 月次でPDF保存し、ケアプランの版フォルダに格納 |
| 受信データの保存先（共有フォルダのパス） | 再ダウンロード不可でも提示できる | ダウンロード直後に共有フォルダへ移し替える運用にする |
| 介護ソフトへの取り込み完了メモ | “受け取っただけ”を防ぐ | 取り込み担当・日時・版番号を記録（チェック表で十分） |
| 更新版の差し替え理由（短いメモ） | 版が変わった理由を説明する | 会議録やモニタリング記録と紐づける |
| 利用者への説明・同意・交付の記録 | 同意と提供が取れていることを示す | 電子交付の場合は同意の取り方も含めて残す |
この表は、ケアプランデータ連携システムを使うときに「何を残しておくと運営指導で説明しやすいか」をまとめたものです。
「再ダウンロードできない」「電磁的方法での交付は同意が前提」といった前提条件は、証拠の残し方に直結します。
導入が止まったときの立て直し（最初の1か月で多い詰まり）
うまく回らないときほど、対象を絞って“回る型”を作るのが効果的です。焦らず、順番に戻していきましょう。
- 取引量の多い相手先を1〜2社に絞る（全社一斉は混乱が増えがちです）
- 相手先が利用しているかを確認する（WAM NETの利用事業所一覧で検索できます）
- 介護ソフト側の対応範囲を確認する（予定だけ／実績も、など）
- 保存先・版番号・担当者を決める（受信→取り込み→確認の役割分担まで）
- ID・電子証明書の問題は早めに切り分ける（ヘルプデスクやコールセンターを活用する）
「現場の運用が決まらない」「記録が散らかる」という悩みが強いときは、データ連携だけに閉じず、運営指導で見られる記録整備や研修管理まで含めて一緒に点検した方が手戻りが減ります。プロケアDXは、運営指導対策・研修管理・加算取得までを横断して支援できるため、導入の迷いどころを早めに潰したい事業所に向きます。
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経営判断のヒント：人員配置・報酬・業務負担で見る導入価値
「現場が楽になるか」だけでなく、「基準」「報酬」「人材」で見ておくと、導入判断がぶれにくくなります。数字の話ほど誤解が出やすいので、条件を切り分けて確認します。
記録削減だけでなく、人員配置基準に関係する場面がある
ここは“使ったら増やせる”と早合点されやすい論点です。条文の要件を満たしているか、という視点で落ち着いて見ていきましょう。
居宅介護支援事業所では、一定の条件を満たすと介護支援専門員の配置基準が変わる規定があります。運営基準では、国民健康保険中央会が運用・管理する情報処理システム（ケアプランデータ連携システム）に接続するなどの条件のもとで、員数基準を「利用者の数が四十九…ごとに一」とする旨が定められています。
「使えば自動的に49人まで持てる」という話ではなく、条文の要件（事務職員の配置など）を満たす必要があります。とはいえ、人員配置と業務量の設計に直結するので、経営者が把握しておきたい論点です。
介護報酬の「逓減制」との関係を混同しない
制度の言葉が似ているため、職員間で混線しやすいところです。人員基準と報酬の要件は分けて整理しておくと安心です。
中央会資料では、令和6年度の改定で、居宅介護支援費（Ⅰ）（Ⅱ）の逓減制（一定件数を超えると単位数が下がる仕組み）について、ケアプランデータ連携システムの活用と事務職員の配置を条件に、区分（Ⅱ）の対象件数が増える旨が整理されています。
一方で、厚生労働省資料のQ&Aでは、標準仕様非対応の介護ソフトを使っていても、他事業所とのデータ連携の実績を問わない旨の回答が示されています。
ここは誤解が生まれやすい点です。制度上の要件は「実績の数」ではなく、求められている条件を満たしているかで判断されます。最終的には、指定権者の手引きや最新の通知で確認してください。
厚生労働省のQ&Aで多い迷い（制度運用の誤解をほどく）
迷いがちな点を、公式のQ&Aで確認しておくと社内の不安が落ち着きます。
現場に伝えるときは、答えを短くして共有するのがコツです。（介護保険最新情報 Vol.1310）
ケアプランデータ連携は、いずれ義務化されますか。
現時点では義務化の予定はないとされています。
介護ソフトが未対応だと使えませんか（介護ソフト会社の対応の見通しは）。
ソフトの対応は介護ソフト会社の開発による旨が示され、国としても導入支援策を用意しながら対応を促しているとされています。
他事業所とのデータ連携の「実績」がないと、算定に影響しますか。
データ連携の実績は問わない旨の回答が示されています（該当要件は別途確認が必要です）。
地域包括支援センターや介護予防の計画でも使えますか。
標準仕様の改定により、介護予防サービス・支援計画書のデータ連携に向けた準備が進んでいることが示されています。
まとめ
最後に、押さえるポイントを短くまとめます。
- ケアプランデータ連携システムは、計画・実績などのやり取りを標準化して送受信する仕組みで、2023年4月から導入されたとされています。
- ライセンス料は年額21,000円（税込）で、フリーパスキャンペーン（2025年6月1日〜2026年5月31日）に申請すると無料になると案内されています。
- 受信データは再ダウンロードできないため、保存先と版管理を決めることが運営指導対策にも直結します。
- 運営指導では、記録の整備と保存（完結の日から2年間）が求められます。データ連携していても、説明できる形で残すことが大前提です。
データ連携は、導入した瞬間に現場が楽になる道具というより、「版管理と記録の整え方」を見直すきっかけになりやすい取り組みです。もし、導入と同時に運営指導で見られる記録整備や研修管理、加算取得まで一気に整えたい場合は、プロケアDXの支援内容も確認してみてください。現場の負担を増やさず、説明が通る形へ寄せる道筋を一緒に作れます。