【即日実践】介護施設の稼働率を向上させる具体的対策と方法

介護施設経営において「稼働率の低迷」に悩んでおられる経営者・管理者の方は多いのではないでしょうか？

稼働率は、安定経営を行う上での最重要指数の1つであり、収益に直結するものです。

稼働率が低下している原因は事業所によってさまざまです。
今回は、よく陥る「稼働率低迷の原因」と「具体的対策」についてお伝え致します。

チェックリストもございますので、介護施設の稼働率を向上させたい経営者の方は最後までご覧下さい。

介護施設を取り巻く状況

上記データは、施設別の利用者床数を表したものです。ここ、数年で軒並み施設数（利用者床数）が増えてることがわかります。

特に、有料老人ホーム、サービス付き高齢者向け住宅など、民間企業が参入しているものに関しては、急速に伸びていることがお分かりいただけると思います。

利用者にとって選択肢が多くなったことで、今まで数百人待ちなどと言われていた特別養護老人ホームでも、かなり待機者が減ってきているのが現状です。

これからの介護施設経営は、「利用者に選ばれる施設づくり」が求められます。
そしてそれは、稼働率にも大きく影響してきます。

介護施設の稼働率とは（計算方法）

稼働率の計算方法について確認しておきます。稼働率は、実利用者数÷定員数で計算します。

稼働率計算の具体例

ある施設の定員数は100名で、利用者数が98名であれば、稼働率は98％です。
※日次単位の場合

上記は日次での計算でしたが、実際の介護施設のほとんどは月単位で稼働率を管理されています。

先ほどの例を月次で再計算すると以下のようになります。

エクセルなどで、毎日入力できるデータ表作成し、日々管理・共有できる状態にしておく方がよでしょう。

介護施設の収益を最大化するには「利用者単価」と「稼働率」の向上がカギ

介護施設の収益を最大化していくためには、以下の２つを達成していく必要があります。

「利用者単価」×「稼働率」が、収益となります。それぞれの数値が高いほど、収益は大きくなります。

利用者単価の向上についても簡単に触れておきます。

利用者単価を向上させる3つの方法

利用者単価向上における３つの取り組みをご紹介致します。

上記３つは、特別な取り組みではありませんが、介護施設において、意外とできていないことが多いです。

これを機会に、一度、自事業所の確認もしてみて下さい。

介護度の定期的な見直し

介護施設において、利用者が適切な介護度になっていないという状況がよくあります。

区分変更などの業務を行うケアマネジャーは、現場との兼務をされてことが多く、多忙を極めている方が多いです。そのため、利用者の状態の変化（重度化など）に気づいていても、区分変更などを動きを取れていない状況がよくあります。まずは、施設全体で業務時間を確保する必要があります。

また、介護度の管理をケアマネジャーだけに任せきりになるのではなく、多職種で連携し複数の目でチェックしていくことが大切です。

職員の介護負担を考えると、やはり介護度に応じた報酬を受け取るべきです。

加算の取得

加算の取得も、単価向上の大きな手段です。

加算に関しては、自分たちの事業所では、どのような加算が、どのような条件で取得できるのか、ここをしっかりと理解しておく必要があります。

加算取得にあたっては、現場の負担が増えるものも多いです。現場としっかり相談し、増加する業務負担とも比較しながら、加算算定を進めていく必要があります。

なお、当社では加算取得と取得後の運用のご支援もしておりますので、ぜひ一度お気軽にご相談ください。加算取得後の現場負担を軽減する各種施策をご提案・ご支援させていただきます。

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実費料金の適当な価格設定

家賃や食事代など、実費負担となる部分に関しても適正な設定にする必要があります。

地価や物価の高騰など、社会情勢などを鑑みて、値上げをすることも必要です。しかし、実行するにあたっては、行政申請の必要性の確認や、利用者（家族）への説明・同意が必要になります。

また、頻繁に変更することは、信頼の低下に繋がりますので、熟考し、しっかりとした根拠を示した上で行う必要があります。

稼働率を向上させるためのリスクマネジメント「空室対策」

「稼働率の向上」は、「空室を削減すること」という考え方が重要です。

介護施設においては、稼働率が100％を越えることは基本的にはありません。つまり、最大数が決まっているということです。

そのため、いかにして「空室を削減するか」という視点でさまざまな対策を検討する必要があります。

２つの「空室」の定義

空室には、２つの種類があります。「退居時の空室」と「入院時の空室」です。

退去時の空室

「退居時の空室」とは、利用者が退居されてから、次の利用者が入居されるまでの空室期間です。

この期間の短縮には、相談員の調整能力が大きく影響します。
退居を見越して、次の調整への準備をいかにしておくかで空室期間にかなり差がでます。

入院時の空室

「入院時の空室」とは、利用者が医療機関に入院となった場合に発生する空室期間です。

病院の治療を早めることはできませんが、施設側として、調整レベルで入院期間を短縮することは意外とできます。そのためには、いかに病院の退院調整看護師やMSW（相談員）と連携を密にできるかが重要です。

この二つの空室を理解し、稼働率向上に向けた原因と対策を考えいきます。

空室率を把握するためには「重要指標の可視化」も有効

空室率は毎日確認できているでしょうか？

稼働表等をエクセルで作成している介護施設も多いと思いますが、当社では上図のように「ひと目で空室率だけでなく利用者推移等が分かる自動レポート」を作成し、お客様の事業をサポートしております。

毎日このレポートを確認することで、事業所の現状を瞬時に把握することができ、起こりうるリスクへの対策を打つことができます。転ばぬ先の杖になりうるツールです。

本レポートのサンプルは、以下に必要事項をご入力いただいた方限定で無料配布しております。到着したメールにあるURLからレポートをご確認ください。

稼働率低下の原因究明チェックリストと具体的対策

稼働率低下の原因は、内的要因と外的要因の2種類に分けられます。それぞれ、別々のアプローチが必要です。

内的要因：施設内の課題チェックリスト

このチェックリストは、私の相談員時代の経験から作成したものです。

チェックリストは、「現場向け」と「相談員向け」の2つに分かれています。

どの種類の介護施設にも概ね当てはまるものになっていますので、ぜひ自事業所の状況を確認してみてください。

現場向け：内的要因チェックリスト

介護現場では、しばしば、経営層（管理側）と現場との間に
大きな溝があることがります。

そのような場合は、目標の共有ができてない、もしくは、ずれていることがほとんどです。

まずは、目標や目標数値の理由や意図も含めて、しっかり現場へ理解を求め、
受け入れができる体制づくりも含めて、現場リーダーや相談員を巻き込み、
取り組んでいくことが大切です。

入院原因の分析と入院予防のアクションが取れているか？

入院者を出すことは、稼働率を下げる大きな要因の1つです。
しかし、入院理由の「分析」や「対策」がしっかりできている施設は多くありません。

入院には、「予防できる可能性があるもの」と「予防が難しいもの」があります。

入院は、利用者のADLを大きく下げることにも繋がります。

「予防ができる可能性があるもの」に関しては、しっかり分析・対策し、入院者を1件でも減らせるようにアプローチする必要があります。

相談員向け：内的要因チェックリスト

稼働率のカギを握るのは、何と言っても相談員です。相談員が全てのパイプ役となり、施設が円滑に回るように調整していく必要があります。

空室が発生した際に、相談員が早急に調整業務に入れているか？

相談員の主要業務は、利用者の入退居調整です。受診の付き添い、送迎、苦情対応、ボランティアさんの受け入れ、人手が足りなければ、現場の食事介助や入浴介助をお願いされることもあるでしょう。

当然、これが悪いわけではありません。しかし、肝心な時に別の業務に入っていて、調整が後回しになってしまっていることがよくあります。

稼働率を向上させたいと考えいるのであれば、この状態は望ましくありません。必要な時には、調整業務を優先できる環境を施設全体で作ることが大切です。

また、相談員以外の方が対応できるようにしておくことも1つの方法です。

待機者がいると思っていたら、実際に声をかけると皆に断られ、実質的な待機者はいなかったということがよくあります。

そこから急いで次の方を探し出す…これでは”準備不足”です。

そのような状態を防ぐためにも、「待機者」と「即時入居待機者」に分類し、管理することをおススメします

「待機者」＝申込を受理している方
「即時入居待機者」＝申込を受理し、声を掛けたらすぐに入居希望がある方

この分類をしておくことで、実際空いた時の調整がスムーズになります。また、ご本人、ご家族としても、「次は自分たちの番だ」と、前もって心の準備をしておくことができるのも大きなメリットです。

問い合わせ～契約までの流れを計画的に取り組めているか？

入居までの流れは、計画性がとても大切です。
入居日をある程度設定し、逆算して日程調整をしていくことがポイントです。

本人面接、判定会議、ご契約、施設の受け入れ体制やご家族の都合など、さまざまな部分に配慮しながらの調整が必要となります。

入居日をある程度決めておくことで、選択肢が減り、調整しやくなることが多いです。

現場のリーダーとしっかりコミュニケーションが取れているか？

現場リーダーとのコミュニケーションは、入居調整で最も重要です。

現場の状況を最も理解してる、現場リーダーからスタッフへ情報を共有してもらうことで、スムーズな調整が図れます。

管理者向け：内的要因チェックリスト

目標を経営層と現場でしっかり共有できているか？

管理側としては、常に目標を現場に伝えていくことが求められます。共有意識を持つことができれば、チームはより強いものになります。

稼働率の管理や入居までのオペレーションが相談員だけに任せきりになっていないか？

経営者や管理者の方で、稼働率の管理は相談員に任せていると言われる方がいます。任せることは大切ですが、放置にならないよう、定期的に進捗確認をし、課題を共有することが大切です。これにより従業員満足度も向上します。

また、相談員が休みや不在の時に、全く話が進まない状態に陥る事業所も多いです。入居までのオペレーションは複数名が対応できるようにしておくとよいでしょう。

外的要因：施設外の課題チェックリスト

サービスのニーズがあるか？どのようなニーズがあるのか？

地域やサービスエリアの市場調査・競合分析を行い、利用者ニーズに合わせたサービス提供を行っていく必要があります。

これを実行する最終的な目標は「利用者満足度の向上」です。

サービスを認知してもらえているか？

利用者や家族、関係機関（居宅ケアマネジャーや病院のＭＳＷなど）などに、訪問、チラシ、HP、SNSなどを活用した営業活動や情報発信はできているか？

相談をもらえるような信頼関係の構築ができているか？

信頼がなければ、相談をしてもらうことはできません。信頼関係は日々の積み重ねです。相談時の電話対応であったり、挨拶や声のかけ方でも大きく印象が変わってきます。

特に相談員は施設の顔と言われていますので、より意識する必要があるでしょう。

また、相談内容についても、緊急の対応など、相手が困っている時にしっかり対応してあげることで、
別の紹介や、リピートにも繋がります。

同業他社にない強味はあるか？

他にはない強みを理解する必要があります。

「どこが強みがわからない」と言われる事業所も多いですが、それは、他社を知らない場合が多いです。

その事業所では当たり前にやっていることが、実は「売り」になることもたくさんあります。「他社を知ること」と「自分たちの魅力を考えること、作り出すこと」にぜひトライしてみて下さい。

まとめ

稼働率向上のカギを握るのは、やはり相談員です。しかし、相談員だけが頑張っていても、うまくいきせん。施設として、全体で目標を共有し、そこに向かうマインドと環境作り出していく必要があります。

稼働率向上の具体的取り組みについては、内的要因に関しては、明日からでも取り組める内容もいくつかあります。ぜひ、取り組めるものからチャレンジしてみてください。

外的要因に関しては、日々の積み重ねや、計画性、専門性が必要となる部分もあります。必要性をしっかり見極め、第三者機関にサポートを求めることも選択肢の1つでしょう。

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最後に、どれだけ稼働率向上のための取り組みを行っても、肝心のサービスの質が低ければ、リピートや紹介に繋がりません。営業とともに、サービスの質の向上も求められます。

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